Adet Mutabakatı ve Fire Kaydı

Kısa cevap: Adet mutabakatı, fason atölyeye giren adet ile çıkan adedin aradaki her kalemle birlikte yazılı olarak eşitlenmesidir. Sayım tek satır değildir: rötuş, numune, iskarta, hatalı ayrımı ve eksik gelen kalemler ayrı ayrı görünür. Giriş ve çıkış sayımı karşılıklı imzalandığında parti kapanır ve fark tartışması belgeyle çözülür.

Giriş sayımı nasıl yapılır?

Sayım, malın kapıdan girdiği gün yapılır — işlem başladıktan sonra değil. Hatta girmiş bir partide giriş adedini geriye dönük tespit etmek mümkün değildir.

Sıra şudur: koli adedi sayılır, koliler açılır, ürünler model-renk-beden kırılımında fiziken sayılır, çıkan sayı sevk irsaliyesindeki adetle karşılaştırılır. Kırılım önemlidir; toplam tutup beden dağılımının tutmadığı partiler sevkiyatta sorun çıkarır.

Fark varsa aynı gün yazılı bildirilir. Aynı anda görünür hasar da kayda geçer: ıslak koli, yırtık poşet, ezik ürün, boya bulaşması. Bu adım nasıl çalışırız sayfasındaki akışın ikinci basamağıdır ve imzalı mal kabul tutanağıyla kapanır.

Sayımı kimin yaptığı da yazılır. İsimsiz sayım, sorulduğunda cevap veremeyecek bir kayıttır.

Asortili partide kırılım tek başına yetmez. Hangi bedenin hangi renkte kaç adet geldiği ayrı satırda tutulur; çünkü sevkiyatta koli içi dağılım toplamdan daha çok tartışılır. Tek modelli partide bu ayrıntı hızla geçilir, karışık partide sayımın en uzun bölümüdür.

Giren adet ile çıkan adedi hangi kalemler ayırır?

Bir parti hatta girip çıkarken adet üzerinde çalışan kalemler bellidir. Aşağıdaki tablo her kalemin adedi hangi yönde etkilediğini gösterir.

Kalem	Ne anlama gelir	Çıkış adedinde yer alır mı	Nereye yazılır
Hatalı ayrımı	Dikim veya üretim kaynaklı kusur	Hayır, ayrı iade edilir	Hatalı iade satırı, fotoğraflı
Rötuş	Hatta çözülen küçük kusur	Evet	Takip satırı, adedi düşürmez
Numune ve ilk parça	Ayar ve onay için ayrılan ürün	Hayır, ayrı gönderilir	Numune satırı
İskarta	İşlem sırasında geri dönüşsüz hasar	Hayır	Fire satırı, sebep ve fotoğrafla
Eksik gelen	Girişte zaten sayılmayan adet	Hiç girmemiştir	Giriş farkı satırı
İkinci kalite ayrımı	Satılabilir ama şartnameye uymayan ürün	Ayrı koliyle	İkinci kalite satırı
Bulunamayan	Sebebi açıklanamayan eksik	Hayır	Fark satırı, açık kalır

Son satır bilinçli olarak açık bırakılmıştır. Her farkın bir açıklaması olmayabilir; olmadığında bunu bir kaleme sıkıştırmak yerine fark olarak yazmak doğrudur. Kapatılmış görünen bir tablo, açık kalan tek satırdan daha çok sorun üretir.

Rötuş ile iskarta arasındaki sınır nerede?

İkisi arasındaki fark tek soruda saklıdır: ürün şartnameye uygun hâle geri dönebiliyor mu?

Rötuş, geri dönebilen kusurdur. Sökük dikişin kapatılması, gevşek düğmenin sabitlenmesi, iplik ucunun alınması, hafif kırışığın yeniden işlenmesi. Ürün partide kalır, çıkış adedinde görünür.

İskarta, geri dönemeyen kusurdur. Yanmış yüzey, kalıcı parlama, delinme, çıkmayan leke. Ürün partiden ayrılır ve fire satırına yazılır — sebebi ve fotoğrafıyla birlikte.

Sınır tartışmalı kaldığında karar tek taraflı verilmez. Ürün ayrılır, fotoğraflanır ve size sorulur. İkinci kalite olarak değerlendirilecek ürünlerin ayrı koliye alınması da bu aşamada konuşulur; iade ve yenileme partilerinde bu ayrımın nasıl yürüdüğü iade ürünü yeniden hazırlama yazısında anlatılıyor.

Eksik gelen ile kaybolan aynı satıra yazılabilir mi?

Yazılamaz. İkisi farklı aşamada doğar ve farklı tarafı ilgilendirir.

Eksik gelen, girişte zaten sayılmayan adettir. Sevk belgesinde yazan sayı ile fiziken sayılan sayı tutmuyorsa parti eksik girmiştir; sorumluluk gönderen tarafla taşıyıcı arasındadır. Bu farkın aynı gün bildirilmesi şarttır — bir gün sonra bildirilen eksik, atölyede kaybolmuş sayılma riskini taşır.

Kaybolan ise girişte sayılmış, çıkışta bulunamayan adettir. Burada sorumluluk malı elinde tutan taraftadır. Sebep genellikle sıradandır: yanlış koliye giren ürün, rötuş rafında unutulan parça, ikinci kaliteye alınıp kaydı düşülmemiş adet. Bu yüzden kayıp yazmadan önce ara istasyonlar taranır.

İki kalemi tek satırda toplamak, farkın hangi tarafta doğduğunu görünmez kılar. Mutabakat sayfasında ayrı satırda dururlar.

Son işlemde fire, kesim firesiyle neden aynı şey değildir?

Bu iki kavram aynı kelimeyle anıldığı için sürekli karışır. Oysa farklı şeyleri ölçerler ve aynı cümlede konuşulamazlar.

Kesim firesi bir metraj kaybıdır. Kumaş serilir, pastal yerleşimi yapılır, desen raporu ve hav yönü nedeniyle bir bölümü kaçınılmaz olarak artar. Bu kayıp üretimin doğasından gelir ve planlanır.

Son işlem firesi bir adet kaybıdır ve doğasında yoktur. Ürün buraya dikilmiş hâlde gelir; kesilmez, biçilmez, parçalanmaz. Adet ancak hasar, hata veya kayıpla düşer. Yani kesimde fire beklenen bir kalemdir, son işlemde ise açıklanması gereken bir olaydır.

Pratik sonuç şudur: kesim için konuşulan oranların son işleme uyarlanması yanlıştır. Sektörde derlenen fire listeleri kesim ve dikim aşamasını tarif eder; son işlem için bir tavan değeri değildirler. Sizin şartnamenizde bir eşik varsa geçerli olan odur.

Çıkış sayımı koli bazında nasıl doğrulanır?

Çıkışta sayım iki kez yapılır: ürün bazında ve koli bazında. Birincisi adedin doğruluğunu, ikincisi dağılımın doğruluğunu gösterir.

Koli kaydı her kutunun içeriğini satır satır tutar: koli numarası, model, renk, beden dökümü, koli içi adet, brüt ve net ağırlık. Asortili partide bu kayıt kritiktir, çünkü toplam tutarken koli içi dağılım kayabilir. Tartım da ucuz bir doğrulamadır: aynı içerikli kolilerden birinin ağırlığı diğerlerinden saparsa içerik farklıdır.

İlk kolinin fotoğrafla onaylatılması bu aşamanın standart adımıdır. Kolileme düzeninin nasıl kurulduğu koli paketleme ve sevkiyat hazırlığı sayfasında duruyor.

Sayım farkı çıktığında hangi sayım geçerli olur?

Cevap kısadır: karşılıklı imzalanmış olan. Tek taraflı sayım bir iddiadır, imzalı sayım bir kayıttır.

Bu yüzden imza atılmadan önce sayımın gerçekten yapılmış olması gerekir. Sevk belgesine güvenip sayım yapmadan atılan imza, sayılmamış adedi kabul etmiş sayılır. Aynı şey çıkışta da geçerlidir.

Fark çıktığında sıra şudur: fark yazılır, imzalanmaz, aynı gün karşı tarafa bildirilir. Sonra sayım birlikte tekrarlanır. Tekrarda da fark kalıyorsa kayıt “fark var” olarak kapanır ve nereden geldiği araştırılır. Farkı imzalayıp sonra tartışmak, imzalamadan tartışmaktan çok daha zordur.

İkinci sayımın kim tarafından yapılacağı da baştan konuşulur. Aynı kişinin tekrar sayması çoğu zaman aynı sonucu verir; farklı bir kişinin sayması hatayı görünür kılar. Uzaktan çalışan müşteride sayım video kaydıyla veya koli koli fotoğrafla da doğrulanabilir. Yöntem değişebilir, yazılı olma şartı değişmez.

Sorumluluğun hangi halkada kimde durduğu ayrı bir konudur ve fasona verilen mal kimin sorumluluğunda yazısında anlatılıyor.

Fark geriye doğru nasıl izlenir?

İzleme, kaydın kendisi kadar iyidir. Dört kayıt çoğu farkı kapatır.

Parti numarası. Her parti kendi numarasıyla açılır; fotoğraf, rapor ve koli kaydı bu numaraya bağlanır. Numarasız fotoğraf hangi partiye ait olduğunu kanıtlayamaz.

Koli kaydı. Eksik hangi kolide çıktı sorusunun tek cevabıdır. Koli numarası olmadan fark parti geneline yayılır ve izlenemez.

Ara istasyon kayıtları. Rötuşa ayrılan, ikinci kaliteye alınan ve fire yazılan ürünler istasyon çıkışında kaydedilirse fark toplamda değil kaynağında görünür.

Tarama ve kontrol kayıtları. Metal dedektörden geçen adet ile kontrol edilen adet, sayımın bağımsız bir doğrulamasıdır. Bu kayıtların rapora hangi biçimde girdiği kalite raporunda ne olmalı yazısında yazılı.

İzleme sırası da önemlidir: önce koli kaydına, sonra istasyon kayıtlarına, en son giriş sayımına bakılır. Tersten başlamak zaman kaybettirir, çünkü farkların büyük bölümü çıkışa en yakın halkada doğar. Kayıtların hepsi aynı parti numarasını taşıyorsa bu tarama kısa sürer; taşımıyorsa fark çoğu zaman kapanmaz.

Mutabakat ne zaman imzalanır?

Sevkiyattan önce. Mal çıktıktan sonra imzalanan mutabakat, artık kimsenin doğrulayamayacağı bir sayıyı onaylar.

Doğru sıra şudur: çıkış sayımı biter, koli kaydı tamamlanır, mutabakat sayfası doldurulur, iki taraf imzalar, sonra sevk belgesi düzenlenir ve mal yola çıkar. Uzaktan çalışan müşteride imza dijital olabilir; önemli olan kanal değil, sayının sevkiyattan önce kabul edilmiş olmasıdır.

Parti bölünerek teslim ediliyorsa her sevkiyat kendi mutabakatını alır ve sonunda toplam bir kapanış satırı yazılır. Kısmi sevkiyatta en sık yapılan hata, ara teslimleri kayıtsız bırakıp hepsini son partide toplamaktır; bu durumda ara aşamada doğan fark artık izlenemez.

Mutabakat sayfası şu satırları taşır:

Satır	Ne gösterir
Giriş adedi	İmzalı mal kabulde sayılan toplam
Giriş farkı	Sevk belgesiyle sayım arasındaki sapma
Numune ve ilk parça	Ayar için ayrılan, ayrı gönderilen adet
Hatalı iade	Üretim kaynaklı kusurla geri dönen adet
İskarta / fire	İşlem kaynaklı, geri dönüşsüz kayıp
İkinci kalite	Ayrı koliyle teslim edilen adet
Sevk edilen adet	Kolilerde çıkan toplam
Açık fark	Açıklanamayan kalan

Mutabakatı işlevsiz kılan üç durum

Sayım yapılmadan atılan imza. En yaygın hatadır. Belge vardır, karşılığı yoktur.

Tek satırlık mutabakat. Yalnız “giriş” ve “çıkış” yazan bir kâğıt farkın nereden geldiğini göstermez. Ara kalemler yoksa mutabakat bir toplama işlemidir, bir kayıt değil.

Geç imzalanan mutabakat. Sevkiyattan sonra imzalanan sayfa, sayımı değil hafızayı onaylar.

Bizde parti nasıl kapanır?

Parti girişte sayılır, numara alır ve imzalı tutanağa bağlanır. Hat boyunca rötuş, ikinci kalite ve fire kalemleri kendi satırlarında tutulur; fire yazılan her ürün fotoğraflanır.

Çıkışta ürün ve koli bazında iki sayım yapılır, ilk koli onaya gönderilir, mutabakat sayfası doldurulur ve sevkiyattan önce imzalanır. Kalite kontrol raporu partiyle birlikte gider; sayım satırları raporun içindeki adetlerle tutarlıdır.

Sayım disiplini bir güven jesti değil, tartışmayı doğmadan bitiren bir kayıt düzenidir. Kapsamınızı ve sayım beklentinizi teklif formunda yazın; parti bu düzenle açılsın.